Polityka prywatności
Tłumaczenie pomocnicze. Wiążąca jest wersja angielska (Regulamin pkt 12.4).
Wersja 1.0, obowiązuje od 1 listopada 2026 r.
1. Kim jesteśmy
KFBASE LTD, spółka zarejestrowana w Anglii i Walii, numer spółki 17554532, siedziba 5 Hereward Close, Impington CB24 9NH, United Kingdom. Kontakt w sprawach prywatności: office@kfbase.com. Rejestracja w Information Commissioner’s Office (ICO): wniosek złożony; numer zostanie tu dodany. Przedstawiciel w Unii Europejskiej na podstawie art. 27 RODO, dla osób w Unii Europejskiej: Michal Kolakowski, Dzielin 7, 06-415 Czernice Borowe, Polska, gdpr-representative@kfbase.com.
2. Dwie role: czyje to dane?
- Dane na koncie firmy — jej pracownicy, jej klienci, zadania, zdjęcia, wiadomości, godziny, nieobecności, oferty i faktury — są administrowane przez tę firmę (naszego klienta). Przetwarzamy je wyłącznie w jej imieniu, na podstawie naszej Umowy powierzenia przetwarzania danych. Jeśli jesteś pracownikiem lub klientem jednego z naszych klientów, w sprawie swoich danych skontaktuj się z tą firmą; pomożemy jej Ci odpowiedzieć.
- Dane o naszych klientach i odwiedzających — kto się loguje, kto kupuje plan, kto do nas pisze, kto odwiedza kfbase.com — są administrowane przez nas. Ta polityka dotyczy głównie tych danych.
3. Co zbieramy, w jakim celu i na jakiej podstawie
| Dane | Cel | Podstawa prawna (RODO / UK GDPR) |
|---|---|---|
| Konto: imię i nazwisko, e-mail, identyfikator konta Google lub Apple, którym się logujesz, wybrany język | Logowanie, prowadzenie Twojego konta | Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) |
| Dane firmy klienta: nazwa firmy, strefa czasowa, waluta, kontaktowy e-mail i telefon | Świadczenie Usługi | Umowa |
| Rozliczenia: plan, liczba licencji, identyfikatory klienta i subskrypcji w Stripe, status płatności | Pobieranie opłat i księgowość; danymi kart zajmuje się Stripe, my nigdy ich nie widzimy | Umowa; obowiązek prawny (dokumentacja księgowa) |
| Zgłoszenia problemów i pomysły wysyłane w aplikacji, wraz z danymi technicznymi (wersja aplikacji, strona, urządzenie) | Usuwanie problemów, ulepszanie Usługi | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) |
| E-maile, które do nas wysyłasz | Udzielenie Ci odpowiedzi | Prawnie uzasadniony interes / umowa |
| Dzienniki techniczne: adres IP, czas, żądanie, błędy | Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, utrzymanie działania Usługi | Prawnie uzasadniony interes |
| Aplikacja na telefon: token powiadomień push, model urządzenia i wersja aplikacji | Wysyłanie powiadomień, których oczekujesz od aplikacji | Umowa |
Nie sprzedajemy danych osobowych, nie wykorzystujemy ich do reklamy i nie używamy narzędzi analitycznych ani śledzących na kfbase.com ani w aplikacji. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.
Skąd pochodzą dane. Głównie od Ciebie. Część pochodzi od innych: Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail od Google lub Apple, gdy logujesz się za ich pośrednictwem; Twoje imię i nazwisko, e-mail i telefon od właściciela lub administratora firmy, który dodaje Cię do swojej firmy; status płatności od Stripe.
4. Pliki cookie i podobne technologie
- Aplikacja (firma.kfbase.com): jeden niezbędny plik cookie sesji, który utrzymuje Cię zalogowanym (30 dni). Skrypty logowania Google i Apple są ładowane dopiero po kliknięciu „Zaloguj się przez Google” lub „Zaloguj się przez Apple”; do tego czasu nic nie jest do nich wysyłane. Aplikacja na telefon przechowuje swój token logowania na urządzeniu (do czasu wylogowania się lub odłączenia telefonu przez biuro).
- kfbase.com: jeden plik cookie zapamiętujący wybrany przez Ciebie język (zgoda nie jest wymagana: służy funkcji, z której korzystasz). Witryna wykorzystuje Twój kraj, przekazany przez Cloudflare, wyłącznie do wyboru języka; nie jest on przechowywany.
5. Komu udostępniamy dane
| Dostawca | W jakim celu | Rola | Gdzie |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Serwer, na którym działa Usługa, i baza danych | nasz podmiot przetwarzający | UE (Niemcy) |
| Cloudflare, Inc. | Bezpieczne połączenie (HTTPS), witryna, przechowywanie plików i kopii zapasowych (przechowywane w UE), routing poczty e-mail | nasz podmiot przetwarzający | przechowywanie w UE; sieć globalna |
| Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc. | Płatności i faktury za plany | podmiot przetwarzający w zakresie naszego fakturowania; niezależny administrator w zakresie obsługi płatności, zapobiegania oszustwom i swoich obowiązków prawnych | UE / USA |
| Google LLC | „Zaloguj się przez Google”; powiadomienia push na Androidzie (Firebase) | niezależny administrator w zakresie Twojego konta Google i logowania; nasz podmiot przetwarzający w zakresie powiadomień | USA / globalnie |
| Apple Inc. | „Zaloguj się przez Apple”; powiadomienia push na iPhone’ach | niezależny administrator w zakresie Twojego konta Apple i logowania; nasz podmiot przetwarzający w zakresie powiadomień | USA / globalnie |
| Expo (650 Industries, Inc.) | Dostarczanie powiadomień push do aplikacji na telefon | nasz podmiot przetwarzający | USA |
| GitHub, Inc. | Zgłoszenia problemów stają się zgłoszeniami w naszym prywatnym repozytorium (Twoja wiadomość i dane techniczne; imię i nazwisko oraz e-mail zostają u nas) | nasz podmiot przetwarzający | USA |
| Google LLC (Google Workspace) | Firmowa poczta e-mail i komunikacja | nasz podmiot przetwarzający | USA / globalnie |
Usługa i jej baza danych znajdują się w Niemczech. Powiadomienia na telefony przechodzą przez Expo oraz Google lub Apple (USA / globalnie): zawierają tylko krótki tekst (np. tytuł zadania i imię i nazwisko nadawcy) oraz token urządzenia.
Gdy firma podłącza własne konto Fakturownia lub Xero, dane faktur trafiają do tego dostawcy na polecenie firmy, na podstawie własnej umowy firmy z tym dostawcą.
Przekazywanie danych poza Wielką Brytanię i UE. W przypadku danych z UE opieramy się na Ramach ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework), jeśli odbiorca w USA posiada certyfikację, a w pozostałych przypadkach na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej. W przypadku danych z Wielkiej Brytanii opieramy się na brytyjskim rozszerzeniu Ram ochrony danych (UK Extension to the Data Privacy Framework), jeśli odbiorca do niego przystąpił, a w pozostałych przypadkach na brytyjskiej umowie o międzynarodowym przekazywaniu danych (UK International Data Transfer Agreement) lub brytyjskim aneksie do standardowych klauzul umownych (UK Addendum). Możesz poprosić nas o kopię odpowiednich zabezpieczeń.
Komunikacja biznesowa. Gdy do nas piszesz, wykorzystujemy Twoje dane kontaktowe i wiadomości, aby Ci odpowiedzieć i prowadzić naszą działalność; nasze narzędzia poczty e-mail i komunikacji zapewniają wymienieni powyżej dostawcy usług.
6. Jak długo przechowujemy dane
- Dane konta: przez czas istnienia konta, a następnie usuwane w ciągu 30 dni od jego zamknięcia — z wyjątkiem opisanej niżej dokumentacji rozliczeniowej.
- Dokumentacja rozliczeniowa (plan, płatności, faktury, firma i osoba kontaktowa, dla których zostały wystawione): tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe i rachunkowe (Wielka Brytania: 6 lat od końca okresu rozrachunkowego).
- Zgłoszenia problemów: 12 miesięcy, potem usuwane.
- E-maile i inna korespondencja z nami: tak długo, jak jest to potrzebne do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia działalności (np. w trakcie trwania umowy i przez okres przedawnienia roszczeń), weryfikowane co roku.
- Dzienniki techniczne: usuwane automatycznie w miarę ich rotacji (maksymalnie 30 MB na usługę, najstarsze najpierw), co zwykle oznacza kilka tygodni.
- Kopie zapasowe: 30 dni historii; usunięte dane znikają z kopii zapasowych w ciągu 30 dni.
- Firmy demonstracyjne: usuwane automatycznie po kilku godzinach.
7. Twoje prawa
Możesz zażądać od nas dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, kopii w formacie umożliwiającym przeniesienie, a także możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Napisz na adres office@kfbase.com (w Unii Europejskiej możesz też napisać do naszego przedstawiciela, gdpr-representative@kfbase.com); odpowiadamy w ciągu miesiąca. Możesz też złożyć skargę do organu nadzorczego: w Wielkiej Brytanii do Information Commissioner’s Office (ico.org.uk), w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl) lub do organu właściwego dla miejsca Twojego zamieszkania lub pracy.
8. Bezpieczeństwo
Połączenia są szyfrowane (HTTPS). Dane każdej firmy są przechowywane oddzielnie, a uprawnienia dostępu są sprawdzane przy każdym żądaniu. Sekrety, takie jak tokeny fakturowe, są szyfrowane w bazie danych. Kopie zapasowe są tworzone w sposób ciągły. Nasz personel może przeglądać dane firmy w trybie tylko do odczytu wyłącznie w celu rozwiązania zgłoszonych przez nią problemów lub zapewnienia bezpieczeństwa Usługi, w sesjach trwających maksymalnie godzinę, a taki dostęp jest rejestrowany.
9. Dzieci
Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i nie jest skierowana do dzieci poniżej 16 roku życia.
10. Zmiany
Zmiany będziemy publikować w tym miejscu, a jeśli będą istotne, poinformujemy o nich naszych klientów e-mailem lub w Usłudze, zanim zaczną obowiązywać.