Політика конфіденційності
Допоміжний переклад. Обов’язковою є англійська версія (Умови, п. 12.4).
Версія 1.0, чинна з 1 листопада 2026 року.
1. Хто ми
KFBASE LTD, зареєстрована в Англії та Уельсі, номер компанії 17554532, зареєстрований офіс: 5 Hereward Close, Impington CB24 9NH, United Kingdom. Контакт із питань конфіденційності: office@kfbase.com. Реєстрація в Information Commissioner’s Office (ICO): заявку подано; номер буде додано тут. Представник в ЄС відповідно до статті 27 GDPR (ЗРЗД) для осіб у Європейському Союзі: Michal Kolakowski, Dzielin 7, 06-415 Czernice Borowe, Poland, gdpr-representative@kfbase.com.
2. Дві ролі: чиї це дані?
- Дані в обліковому записі фірми — її працівники, її клієнти, завдання, фото, повідомлення, години, відсутності, кошториси та рахунки — контролює ця фірма (наш клієнт). Ми обробляємо їх лише від її імені, відповідно до нашого Договору доручення обробки даних. Якщо ви працівник або клієнт одного з наших клієнтів, звертайтеся щодо своїх даних до цієї фірми; ми допоможемо їй вам відповісти.
- Дані про наших клієнтів і відвідувачів — хто входить у систему, хто купує план, хто нам пише, хто відвідує kfbase.com — контролюємо ми. Ця політика стосується переважно цього.
3. Що ми збираємо, навіщо і на якій підставі
| Дані | Мета | Правова підстава (UK/EU GDPR) |
|---|---|---|
| Обліковий запис: ім’я, e-mail, ідентифікатор облікового запису Google або Apple, через який ви входите, обрана мова | Вхід, ведення вашого облікового запису | Договір (ст. 6(1)(b)) |
| Реквізити фірми клієнта: назва компанії, часовий пояс, валюта, контактний e-mail і телефон | Надання Сервісу | Договір |
| Розрахунки: план, кількість ліцензій, ідентифікатори клієнта й підписки в Stripe, статус оплати | Стягнення плати та бухгалтерський облік; дані карток обробляє Stripe, ми їх ніколи не бачимо | Договір; юридичний обов’язок (бухгалтерські записи) |
| Повідомлення про проблеми та ідеї, які ви надсилаєте в застосунку, з технічними даними (версія застосунку, сторінка, пристрій) | Усунення проблем, удосконалення Сервісу | Законний інтерес (ст. 6(1)(f)) |
| Листи, які ви нам надсилаєте | Відповідь вам | Законний інтерес / договір |
| Технічні журнали: IP-адреса, час, запит, помилки | Безпека, запобігання зловживанням, підтримання роботи Сервісу | Законний інтерес |
| Застосунок на телефоні: токен push-сповіщень, модель пристрою та версія застосунку | Надсилання сповіщень, яких ви очікуєте від застосунку | Договір |
Ми не продаємо персональних даних, не використовуємо їх для реклами й не використовуємо інструментів аналітики чи відстеження на kfbase.com або в застосунку. Ми не ухвалюємо рішень, що ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці, і не здійснюємо профілювання, які мають для вас юридичні або подібні суттєві наслідки.
Звідки походять дані. Переважно від вас. Частина походить від інших: ваше ім’я та адреса e-mail — від Google або Apple, коли ви входите через них; ваше ім’я, e-mail і телефон — від власника або адміністратора фірми, який додає вас до своєї фірми; статус оплати — від Stripe.
4. Файли cookie та подібні технології
- Застосунок (firma.kfbase.com): один суворо необхідний сеансовий файл cookie, щоб ви залишалися в системі (30 днів). Скрипти входу Google і Apple завантажуються лише тоді, коли ви натискаєте “Увійти через Google” або “Увійти через Apple”; до того їм нічого не надсилається. Застосунок на телефоні зберігає свій токен входу на пристрої (доки ви не вийдете з системи або офіс не від’єднає телефон).
- kfbase.com: один файл cookie, що запам’ятовує обрану вами мову (згода не потрібна: він слугує функції, якою ви користуєтеся). Сайт використовує вашу країну, про яку повідомляє Cloudflare, лише для вибору мови; вона не зберігається.
5. З ким ми ними ділимося
| Постачальник | Для чого | Роль | Де |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Сервер, на якому працюють Сервіс і база даних | наш обробник | ЄС (Німеччина) |
| Cloudflare, Inc. | Захищене з’єднання (HTTPS), вебсайт, сховище файлів і резервних копій (зберігаються в ЄС), маршрутизація електронної пошти | наш обробник | Зберігання в ЄС; глобальна мережа |
| Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc. | Платежі та рахунки за плани | обробник для нашого виставлення рахунків; незалежний контролер щодо обробки платежів, запобігання шахрайству та виконання своїх юридичних обов’язків | ЄС / США |
| Google LLC | “Увійти через Google”; push-сповіщення на Android (Firebase) | незалежний контролер щодо вашого облікового запису Google і входу; наш обробник щодо сповіщень | США / глобально |
| Apple Inc. | “Увійти через Apple”; push-сповіщення на iPhone | незалежний контролер щодо вашого облікового запису Apple і входу; наш обробник щодо сповіщень | США / глобально |
| Expo (650 Industries, Inc.) | Доставка push-сповіщень до застосунку на телефоні | наш обробник | США |
| GitHub, Inc. | Повідомлення про проблеми стають заявками в нашому приватному репозиторії (ваше повідомлення й технічні дані; ім’я та e-mail залишаються в нас) | наш обробник | США |
| Google LLC (Google Workspace) | Ділова електронна пошта та комунікації | наш обробник | США / глобально |
Сервіс і його база даних розташовані в Німеччині. Сповіщення на телефони проходять через Expo та Google або Apple (США / глобально): вони містять лише короткий текст (наприклад, назву завдання та ім’я відправника) і токен пристрою.
Коли фірма підключає власний обліковий запис Fakturownia або Xero, дані рахунків передаються цьому постачальнику за вказівкою фірми, відповідно до власного договору фірми з ним.
Передача за межі Великої Британії та ЄС. Щодо даних з ЄС ми спираємося на Рамкову програму конфіденційності даних ЄС–США (EU–US Data Privacy Framework), якщо одержувач у США сертифікований, а в інших випадках — на стандартні договірні положення Європейської комісії. Щодо даних з Великої Британії ми спираємося на британське розширення Рамкової програми конфіденційності даних (UK Extension to the Data Privacy Framework), якщо одержувач до нього приєднався, а в інших випадках — на британську Угоду про міжнародну передачу даних (UK International Data Transfer Agreement) або британський додаток (UK Addendum) до стандартних договірних положень. Ви можете попросити в нас копію відповідних гарантій.
Ділова комунікація. Коли ви нам пишете, ми використовуємо ваші контактні дані й повідомлення, щоб відповісти вам і вести нашу діяльність; наші інструменти електронної пошти та комунікації надають постачальники послуг, перелічені вище.
6. Як довго ми їх зберігаємо
- Дані облікового запису: поки існує обліковий запис, потім видаляються протягом 30 днів після його закриття — крім записів про розрахунки, наведених нижче.
- Записи про розрахунки (план, платежі, рахунки, фірма й контактна особа, на яких їх виставлено): стільки, скільки вимагає податкове й бухгалтерське законодавство (Велика Британія: 6 років після закінчення звітного періоду).
- Повідомлення про проблеми: 12 місяців, потім видаляються.
- Листи та інше листування з нами: стільки, скільки потрібно, щоб відповісти й вести діяльність (наприклад, протягом дії договору та строку позовної давності), з переглядом щороку.
- Технічні журнали: видаляються автоматично під час ротації (щонайбільше 30 МБ на сервіс, найстаріші — першими), що зазвичай становить кілька тижнів.
- Резервні копії: 30 днів історії; видалені дані зникають із резервних копій протягом 30 днів.
- Демонстраційні фірми: видаляються автоматично через кілька годин.
7. Ваші права
Ви можете попросити нас про доступ до своїх даних, їх виправлення, видалення, обмеження обробки, копію в переносному форматі, а також можете заперечити проти обробки, що ґрунтується на законному інтересі. Пишіть на office@kfbase.com (у Європейському Союзі ви також можете написати нашому представникові, gdpr-representative@kfbase.com); ми відповідаємо протягом одного місяця. Ви також можете подати скаргу до наглядового органу: у Великій Британії — до Information Commissioner’s Office (ico.org.uk), у Польщі — до Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl) або до органу за місцем вашого проживання чи роботи.
8. Безпека
З’єднання шифруються (HTTPS). Дані кожної фірми зберігаються окремо, а доступ перевіряється під час кожного запиту. Секрети, як-от токени сервісів виставлення рахунків, зберігаються в базі даних у зашифрованому вигляді. Резервне копіювання відбувається безперервно. Наші працівники можуть переглядати дані фірми в режимі лише для читання тільки для вирішення проблем, про які вона повідомила, або для забезпечення безпеки Сервісу, сеансами не довше однієї години, і такий доступ реєструється в журналі.
9. Діти
Сервіс призначений для підприємців і не призначений для дітей віком до 16 років.
10. Зміни
Ми публікуватимемо зміни тут, а якщо вони суттєві — повідомлятимемо наших клієнтів електронною поштою або в Сервісі до набрання ними чинності.