Договір доручення обробки даних
Допоміжний переклад. Обов’язковою є англійська версія (Умови, п. 12.4).
Версія 1.0, чинна з 1 листопада 2026 року. Є частиною Умов користування.
1. Сторони та ролі
1.1 Контролер: Клієнт, який прийняв Умови користування. Обробник: KFBASE LTD, номер компанії 17554532, 5 Hereward Close, Impington CB24 9NH, United Kingdom.
1.2 Представник Обробника в Європейському Союзі відповідно до статті 27 GDPR: Michal Kolakowski, Dzielin 7, 06-415 Czernice Borowe, Poland, gdpr-representative@kfbase.com.
1.3 Цей Договір регулює обробку персональних даних, що містяться в Даних Клієнта (як їх визначено в Умовах), відповідно до статті 28 GDPR (ЗРЗД, Регламент (ЄС) 2016/679) та UK GDPR, разом — Законодавство про захист даних.
2. Предмет, строк, характер і мета
2.1 Предмет і мета: надання Сервісу, описаного в Умовах, — планування та облік робіт на об’єктах, комунікація, години й відсутності, фінанси проєктів, кошториси та рахунки.
2.2 Характер: зберігання, упорядкування, відображення, передача (зокрема постачальнику сервісу виставлення рахунків Клієнта за його вказівкою), резервне копіювання та видалення.
2.3 Строк: доки діють Умови і до видалення даних відповідно до розділу 10.
2.4 Категорії суб’єктів даних: власники, офісні працівники та працівники Клієнта; клієнти Клієнта та їхні контактні особи; інші особи, яких Клієнт вносить до записів (наприклад, субпідрядники).
2.5 Види персональних даних:
- ідентифікаційні та контактні дані: ім’я, e-mail, телефон, адреса; імена (назви) клієнтів, адреси, податкові номери (NIP, VAT), контактні особи;
- записи про роботу: завдання та призначення, час початку, паузи, продовження та завершення роботи, години, виправлення, затвердження; геолокація (GPS) під час початку, продовження та завершення роботи, лише якщо Клієнт її ввімкнув (за замовчуванням вимкнена; ніколи безперервно);
- вміст: повідомлення в розмовах у завданнях і в чатах фірми та проєктів (приватних розмов немає; офіс Клієнта може читати всі розмови), нотатки, фото, відео, голосові повідомлення, файли;
- дані, пов’язані з трудовими відносинами: погодинні ставки витрат, відсутності (відпустка, неоплачувана відпустка, інше);
- особливі категорії даних: відсутності типу лікарняний (у Польщі L4) розкривають інформацію про здоров’я; Клієнт визначає й документує умову за статтею 9 і національне право, на яке він спирається (наприклад, статтю 9(2)(b) GDPR разом із Трудовим кодексом Польщі (Kodeks pracy) або, у Великій Британії, статтю 9(2)(b) UK GDPR разом з умовою щодо трудових відносин у Schedule 1 Part 1 Data Protection Act 2018 і відповідним програмним документом (appropriate policy document));
- фінансові дані в кошторисах і рахунках; дані пристроїв для push-сповіщень.
3. Обов’язки Обробника
Обробник зобов’язується:
3.1 обробляти дані лише за задокументованими вказівками Клієнта — Умовами, цим Договором і використанням Клієнтом функцій Сервісу, — якщо закон не вимагає іншого (у такому разі він спершу повідомляє Клієнта, якщо закон цього не забороняє); і повідомляти Клієнта, якщо вважає, що вказівка порушує Законодавство про захист даних;
3.2 забезпечувати, щоб особи, уповноважені обробляти дані, були зобов’язані зберігати конфіденційність;
3.3 впроваджувати технічні та організаційні заходи, наведені в Додатку 2;
3.4 залучати субобробників лише відповідно до розділу 4;
3.5 допомагати Клієнтові, наскільки це можливо й з урахуванням характеру обробки, із запитами суб’єктів даних (доступ, виправлення, стирання, переносність…), переважно за допомогою власних функцій Сервісу (перегляд, експорт, редагування записів, вилучення людей і стирання вилучених людей та архівованих клієнтів — їхні імена замінюються, а контактні дані вилучаються; вміст журналу завдань, який усе ще їх ідентифікує, як-от текст, фото чи голосові повідомлення, видаляється або редагується Обробником за вказівкою Клієнта), а також із виконанням обов’язків Клієнта за статтями 32–36 GDPR / UK GDPR: безпека обробки, повідомлення наглядового органу та суб’єктів даних про порушення безпеки персональних даних, оцінка впливу на захист даних і попередні консультації з наглядовим органом. Якщо вказівка про стирання суперечить обов’язку зберігання (наприклад, кадрових записів, які Клієнт мусить зберігати), Обробник повідомляє про це Клієнта і видаляє або псевдонімізує лише те, що Клієнт підтвердить як таке, що можна вилучити;
3.6 повідомляти Клієнта про порушення безпеки персональних даних без невиправданої затримки, у будь-якому разі протягом 48 годин після того, як про нього стало відомо, з наявною інформацією, і допомагати з власними повідомленнями Клієнта;
3.7 надавати інформацію, необхідну для підтвердження дотримання вимог, і дозволяти проведення аудитів відповідно до розділу 8;
3.8 не використовувати Дані Клієнта для власних цілей, не продавати їх і не поєднувати їх із даними інших клієнтів.
4. Субобробники
4.1 Клієнт надає загальний дозвіл на залучення субобробників, перелічених у Додатку 1.
4.2 Обробник повідомляє Клієнта про будь-яке заплановане додавання або заміну щонайменше за 30 днів (електронною поштою та в Сервісі). Клієнт може заперечити з обґрунтованих причин, пов’язаних із захистом даних; якщо сторони не можуть цього врегулювати, Клієнт може припинити дію Умов і отримати пропорційне повернення передплаченої плати.
4.3 Обробник договором покладає на кожного субобробника ті самі обов’язки щодо захисту даних і залишається відповідальним за них.
4.4 Власний постачальник сервісу виставлення рахунків Клієнта (Fakturownia, Xero) не є субобробником: Клієнт укладає з ним договір безпосередньо й дає вказівку на передачу, підключаючи свій обліковий запис.
5. Доступ служби підтримки
Уповноважені працівники Обробника можуть переглядати фірму Клієнта в режимі лише для читання тільки для розслідування проблеми, про яку повідомив Клієнт, або для забезпечення безпеки Сервісу. Такий доступ обмежений у часі (одна година на сеанс), фіксується в журналі аудиту й не дає змоги змінювати жодних даних.
6. Місце зберігання даних і передача
6.1 Дані Клієнта зберігаються в Європейському Союзі (сервер: Hetzner, Німеччина; файли й резервні копії: Cloudflare R2 з юрисдикцією ЄС).
6.2 Передача субобробникам за межами Великої Британії/ЄЕЗ (Додаток 1) здійснюється: для даних, на які поширюється EU GDPR, — відповідно до Рамкової програми конфіденційності даних ЄС–США (EU–US Data Privacy Framework), якщо одержувач сертифікований, а в інших випадках — відповідно до стандартних договірних положень Європейської комісії (Рішення (ЄС) 2021/914, модуль третій: від обробника до обробника); для даних, на які поширюється UK GDPR, — відповідно до британського розширення Рамкової програми конфіденційності даних (UK Extension to the Data Privacy Framework), якщо одержувач до нього приєднався, а в інших випадках — відповідно до британської Угоди про міжнародну передачу даних (UK International Data Transfer Agreement) або британського додатка (UK Addendum) до цих положень.
6.3 Передача Обробникові (ЄС → Велика Британія). Обробник заснований у Великій Британії. Персональні дані, на які поширюється EU GDPR, передаються йому на підставі рішення Європейської комісії про адекватність щодо Великої Британії (поновленого 19 грудня 2025 року, чинного до 27 грудня 2031 року), доки це рішення застосовується.
6.4 Запасний механізм: стандартні договірні положення. Якщо це рішення про адекватність перестане застосовуватися або буде призупинене чи визнане недійсним, а нове не набуде чинності замість нього, передача від Клієнта (як експортера даних) Обробникові (як імпортерові даних) з цього моменту регулюється стандартними договірними положеннями Європейської комісії (Імплементаційне рішення (ЄС) 2021/914), модуль другий (від контролера до обробника), заповненими відповідно до Додатка 3 і включеними до цього Договору шляхом посилання; приймаючи Умови, обидві сторони погоджуються бути зв’язаними ними з цього моменту, і таке прийняття становить підписання положень. Повний офіційний текст положень опубліковано Європейським Союзом за адресою https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj (застосовується модуль другий з варіантами, обраними в Додатку 3). У разі суперечності з цим Договором переважають положення. Запасний механізм охоплює лише передачу Обробникові; подальша передача субобробникам і надалі регулюється пунктом 6.2 і Додатком 1.
7. Обов’язки Клієнта
Клієнт відповідає за законність обробки, яку він доручає, включно з правовою підставою для кожної категорії даних — для даних про здоров’я у відсутностях типу «лікарняний» це умова за статтею 9 і національне право, що до них застосовуються (пункт 2.5); для подій геолокації під час роботи — його законний інтерес або трудове право, — а також за інформування своїх працівників і клієнтів відповідно до вимог Законодавства про захист даних і трудового права, включно з правилами моніторингу працівників (у Польщі — ст. 22³ Трудового кодексу).
Увімкнення геолокації під час роботи (у Налаштуваннях або під час підключення телефону) є задокументованою вказівкою Клієнта обробляти дані про місцезнаходження; особа, яка її вмикає, підтверджує показані заяви, а Обробник зберігає запис (хто, коли, яка версія). Підтвердження фіксує рішення Клієнта; воно не робить обробку законною — за це й надалі відповідає Клієнт. Вимкнення відкликає вказівку щодо нових записів.
Клієнт надає Обробникові відшкодування (зобов’язання звільнити від відповідальності й відшкодувати збитки), як визначено в пункті 9A Умов (у межах ліміту за п. 9A.4, щодо вимог, збитків і витрат, спричинених клієнтом, включно з обробкою, дорученою без правової підстави або без інформування відповідних осіб). Відповідальність Обробника за цим Договором обмежена, як визначено в пункті 9 Умов.
8. Аудити
Обробник відповідає на обґрунтовані письмові запитання щодо дотримання ним вимог і надає відповідну документацію. Аудити на місці можливі один раз на рік із попередженням за 30 днів, у робочий час, за рахунок Клієнта, аудитором, зобов’язаним зберігати конфіденційність, якщо порушення або наглядовий орган не вимагають іншого.
9. Відповідальність
Відповідальність за цим Договором визначається Умовами користування, за винятком випадків, коли Законодавство про захист даних не дозволяє її обмежити.
10. Завершення обробки
10.1 Клієнт може будь-коли безкоштовно експортувати свої дані (Умови, п. 4.4); перехід до іншого сервісу, перехідний період і період отримання даних регулюються п. 10A Умов (Акт ЄС про дані).
10.2 Повернення або видалення. Після завершення надання послуг Клієнт обирає: повернення своїх даних (експорт за п. 4.4 Умов, доступний до кінця періоду отримання даних) або їх видалення. Послідовність така: закриття фірми; період отримання даних тривалістю 30 днів, протягом якого її можна відновити й експортувати (Умови, п. 4.5, 10A.6); потім видалення Даних Клієнта із Сервісу; потім їх зникнення з резервних копій протягом наступних 30 днів. Дані зберігаються довше лише тоді, коли цього вимагає право Союзу, держави-члена або Великої Британії. На запит Обробник письмово підтверджує видалення.
11. Право
Цей Договір і будь-який спір або вимога (включно з позадоговірними спорами чи вимогами), що виникають з нього або у зв’язку з ним, регулюються правом Англії та Уельсу, а суди Англії та Уельсу мають виключну юрисдикцію — на тих самих умовах, що й у розділі 12 Умов користування.
Додаток 1 – Субобробники
Актуальний перелік ведеться в реєстрі субобробників і публікується разом із цим Договором; про зміни повідомляється відповідно до пункту 4.2.
| Субобробник | Послуга | Дані | Місце |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Сервер, на якому розміщено Сервіс і базу даних | усі Дані Клієнта | ЄС (Німеччина) |
| Cloudflare, Inc. | Зашифроване з’єднання (Tunnel/HTTPS); сховище R2 для файлів і резервних копій бази даних; маршрутизація електронної пошти для адрес @kfbase.com | усі Дані Клієнта (під час передачі; файли й резервні копії під час зберігання — в ЄС); листи, надіслані нам | Зберігання в ЄС, глобальна мережа |
| Expo (650 Industries, Inc.) | Доставка push-сповіщень | текст сповіщення (напр., назва завдання, ім’я відправника), токен пристрою | США |
| Google LLC (Firebase Cloud Messaging) | Push-сповіщення на телефони Android | текст сповіщення, токен пристрою | США / глобально |
| Apple Inc. (Push Notification service) | Push-сповіщення на iPhone | текст сповіщення, токен пристрою | США / глобально |
| GitHub, Inc. | Повідомлення про проблеми, надіслані із застосунку (приватний репозиторій) | текст повідомлення й діагностичні дані, лише з ідентифікаторами (без імені, e-mail і назви фірми) | США |
| Google LLC (Google Workspace) | Наша ділова електронна пошта та документи (запити до служби підтримки й листування з клієнтами) | Дані Клієнта, які клієнти або їхні люди надсилають нам, напр. у запитах до служби підтримки | США / глобально |
Stripe (платежі), а також вхід через Google або Apple обробляють дані власників облікових записів Клієнта для власних цілей Обробника (див. Політику конфіденційності), а не Дані Клієнта.
Додаток 2 – Технічні та організаційні заходи
- Шифрування під час передачі: HTTPS/TLS для всіх з’єднань (веб, застосунок на телефоні, завантаження до сховища та зі сховища за короткочасними підписаними посиланнями).
- Шифрування під час зберігання: секрети третіх сторін (токени сервісів виставлення рахунків) шифруються за допомогою AES-256-GCM; резервні копії та файли зберігаються в Cloudflare R2 (шифруються під час зберігання постачальником). Диск сервера (Hetzner Cloud, Німеччина) не зашифрований на рівні операційної системи або тому. Фізичний доступ до обладнання контролюється засобами безпеки центру обробки даних хостинг-провайдера; логічний доступ до сервера обмежено правилами брандмауера та автентифікацією за SSH-ключами.
- Відокремлення клієнтів: кожен запис належить одній фірмі, і кожен запит перевіряється щодо неї; автоматизовані тести перевіряють, що жодна фірма не може прочитати дані іншої.
- Контроль доступу: вхід через Google або Apple (паролі не зберігаються); телефони підключаються за одноразовими QR-кодами; ролі (власник, адміністратор, працівник); працівники бачать лише свої завдання; приватних розмов немає, кожна розмова видима офісу Клієнта (власник, адміністратори); розмови проєктів — також команді проєкту.
- Цілісність записів: журнал завдань і записи про роботу не можна редагувати чи видаляти в Сервісі; виправлення годин офісом додаються як нові записи із зазначенням автора. Винятки, обидва фіксуються: місцезнаходження, старші за строк зберігання, вилучені за рішенням Клієнта, і вміст, видалений або відредагований за вказівкою Клієнта про стирання особи (пункт 3.5).
- Доступність і відновлення: безперервна реплікація бази даних в окреме сховище з 30 днями історії та щоденними знімками; автоматичне відновлення на новому сервері.
- Адміністрування: доступ до сервера лише за SSH-ключами, брандмауер закритий, крім SSH, автоматичні оновлення безпеки; розгортання лише з перевіреного репозиторію коду; доступ служби підтримки — лише для читання і з реєстрацією в журналі.
- Мінімізація: геолокація за замовчуванням вимкнена; коли Клієнт її вмикає, вона записується лише під час початку, продовження та завершення роботи, ніколи безперервно чи у фоновому режимі; місцезнаходження за замовчуванням зберігаються 36 місяців, після чого Клієнта просять у Налаштуваннях видалити їх або зберігати ще 12, 24 чи 36 місяців (рішення фіксується); жодних аналітичних чи рекламних трекерів; демонстраційні дані видаляються автоматично.
- Люди: доступ обмежено уповноваженими працівниками Обробника, зобов’язаними зберігати конфіденційність.
Додаток 3 – Стандартні договірні положення (запасний механізм за пунктом 6.4)
Модуль другий (від контролера до обробника) положень, що містяться в Імплементаційному рішенні (ЄС) 2021/914, застосовується з такими варіантами:
- Положення 7 (положення про приєднання): не використовується.
- Положення 9(a) (субобробники): варіант 2, загальний письмовий дозвіл; імпортер даних повідомляє експортера даних про заплановані зміни щонайменше за 30 днів (пункт 4.2 цього Договору). Перелік наведено в Додатку 1.
- Положення 11(a) (засоби правового захисту): необов’язковий незалежний орган вирішення спорів не використовується.
- Положення 13 (нагляд): компетентним наглядовим органом є орган, відповідальний за забезпечення дотримання експортером даних Регламенту (ЄС) 2016/679 щодо передачі, — зазвичай орган держави — члена ЄС, у якій заснований Клієнт (для польського Клієнта — Голова Управління із захисту персональних даних, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Представник Обробника відповідно до статті 27 GDPR перебуває в Польщі (пункт 1.2).
- Положення 17 (застосовне право): варіант 2, право держави — члена ЄС, у якій заснований експортер даних; якщо це право не передбачає прав третіх осіб-бенефіціарів, — право Польщі.
- Положення 18 (вибір суду): суди держави — члена ЄС, у якій заснований експортер даних.
Додаток I до положень. A. Сторони: експортер даних — Клієнт: його назва, зареєстрована адреса, країна та податковий номер, як їх зазначено в Сервісі (Налаштування → Фірма; поки ці поля порожні, вони заповнюються з його платіжних реквізитів у Stripe), контакт: e-mail його власника в Сервісі; роль — контролер; імпортер даних — KFBASE LTD (пункт 1.1, контакт office@kfbase.com), роль — обробник; обидві сторони підписують, приймаючи Умови. B. Опис передачі: як у розділі 2 цього Договору (категорії суб’єктів даних і персональних даних, особливі категорії — відсутності, включно з лікарняними, — із гарантіями, наведеними в Додатку 2; безперервна передача протягом строку дії Умов; характер і мета обробки; зберігання відповідно до розділу 10; субобробники відповідно до Додатка 1). C. Компетентний наглядовий орган: орган держави-члена Клієнта, як зазначено в положенні 13 вище.
Додаток II до положень. Технічні та організаційні заходи, наведені в Додатку 2 цього Договору.
Додаток III до положень. Субобробники, наведені в Додатку 1 цього Договору.